Seis consejos para hacer las reuniones interesantes

Las Mejores Prácticas en Filantropía

La semana pasada escribí sobre las reuniones de personal y noté que algunos las consideran como "la temida" reunión. A la pregunta: "¿Cuántos de ustedes sienten que sus reuniones de personal son importantes y eficaces?” ¡Nadie levantó la mano, ni una sola persona!

¿Qué se puede hacer para que las reuniones sean más productivas? Te voy a dar seis consejos que te ayudarán a planear una reunión muy eficaz y emotiva, para que pasen de ser una experiencia difícil e improductiva a ser incluso inspiracionales.

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En primer lugar, permíteme sugerirte una idea que podría cambiar fácilmente todo el estado de ánimo y el enfoque de la reunión. ¡Pruébalo!
Coloca una silla vacía en la sala de juntas. Asegúrate de que todo el mundo sepa que el donante está en esa silla. Los participantes en la reunión deberán considerar el sentir y la participación del donante antes de tomar cualquier decisión (Aún mejor, pon un nombre enfrente de su sitio e imagina la fuerza de sus palabras).

Aquí están mis seis consejos:

1. Escribe los objetivos de la reunión: ¿Qué se espera lograr? ¿Qué grandes aspiraciones y tareas se llevarán los participantes cuando salgan de la reunión?

2. Hacer llegar el “orden del día” con al menos 24 horas de anticipación, previo a la reunión. Pregunta a los participantes si ellos desean agregar algo que no se haya incluido en ésta.

3. ¡No es de extrañar que las reuniones sean aburridas y lánguida si los que participan solo reportan informes aburridos y lánguidos! Se puede animar una reunión con discusiones activas (incluso acaloradas) y la toma de una decisión o dos que quede de tarea a realizarse.

4. Comienza a tiempo; no castigues al puntual por encima de aquellos que vienen tarde con una falsa excusa.

5. Termina a tiempo. Que cada uno sepa de antemano cuando va a terminar la reunión y cíñete a lo que se marque en el consenso general.

6. Designa a alguien (no al presidente), para que 10 minutos antes de finalizar, sea el encargado de resumir los puntos clave, remarcando los pasos a seguir y tareas que se discutieron en el grupo. Compromete  a diferentes personas en cada reunión a que realicen esta función.