Realiza un análisis riguroso de cómo utilizan los empleados su tiempo

Martes 27 Marzo 2012  

Por: Jerold Panas – 40 segundos

Cuando conducimos una evaluación de funcionamiento interno en una de las direcciones de desarrollo o fomento, hacemos un análisis riguroso de cómo utilizan los empleados su tiempo.  Obviamente, esto es de gran importancia. 

Si pasan la mayoría de su tiempo jugando con la computadora, leyendo y respondiendo a sus correos electrónicos o asistiendo a reuniones, ellos no están fuera de la oficina contactando y comunicándose con amigos y donantes de la organización.  Este es un problema aún más grave tratándose de ejecutivos encargados de donaciones mayores y/o planificadas.  

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Recientemente, al estar con un cliente, me quedé pasmado viendo la cantidad de tiempo que pasaba en reuniones de comités y con los empleados.  Estas ocuparon la mayoría de sus horas de trabajo en el año.  Me recordó algo que leí hace tiempo.  

- Ya no asusta a las personas decirles que el Infierno es un lugar donde se quemarán, pero puedes provocar temor diciéndoles que el Infierno es una reunión eterna del comité. En el Día del Juicio Final, el Señor dividirá a la gente diciéndole: los de la derecha, pueden entrar al cielo…  y esos a la  izquierda, que se dividan en pequeños grupos y hagan sus reuniones de comité.-

Ésto es lo que realmente trae alegría al donante: ser un asiduo cliente a la causa.

¿No es justamente adorable, haber tenido a alguien en tu comunidad como Adrián Vargas?

Adrián Vargas, fue un joven empresario que siempre estaba dispuesto y alegre. Él se mantuvo activo y representó con mucha dignidad sus cargos como socio en los negocios familiares en las cadenas restauranteras y los medios de comunicación en México.

Su sonrisa abría las puertas y los corazones de todos los que con él emprendieron campañas ecológicas, acciones de voluntariado y proyectos para la niñez mexicana entre muchos de sus compromisos personales.

Todos tenemos una oportunidad extraordinaria para traer una gran alegría por vivir y transmitirla a todos los que están cerca, igual que lo hacen los grandes vendedores con sus clientes y los procuradores con sus donantes.  Por esto es tan importante nuestra actitud y más aún, decirles cómo con su donativo, ellos hacen la diferencia. Eso les permite ser parte de la transformación de algunas organizaciones en la comunidad y es lo que realmente trae alegría al donante, como un asiduo cliente a la causa. Él estará cooperando con todas sus fuerzas, sin importar la cantidad que ponga.

Los vendedores de seguros y los procuradores de fondos, motivan a su comprador/donante a decir que SI.

Marshall Howard es un consultor espléndido en el mundo corporativo y de organizaciones sin fines de lucro.  Por un tiempo, él fue agente general en una empresa de seguros.  Lo que él nos relata se puede aplicar a la recaudación de fondos tanto como a los vendedores de seguros.  

Marshall recuerda que un día su jefe le dijo que aquellas personas que venden seguros (lee eso como: recaudadores de fondos) están entrenados para motivar al comprador a decir que si (el comprador sería el caso de un posible donante).  “Si el comprador puede decir ‘no’ mejor que lo que yo lo puedo motivarlo a decir ‘si’, entonces él es mejor en su trabajo como amateur, que yo en mi trabajo como profesional.”

Esto no quiere decir que debemos de convencer al donante a realizar una donación para algo que no le importa.  Eso no es recaudación de fondos con integridad.  

Pero recuerda esto: nuestro trabajo es asegurar la donación más grande posible, en el tiempo más corto, para una prioridad en la institución y para procurar una gran alegría al donante. Y esto, significa motivar a la persona para decir ‘si.’

Once consejos para escribir una carta más productiva para la recaudación de fondos

Robert A. Mullen comparte once consejos para escribir una carta más productiva para la recaudación de fondos. Mullen sabe de qué habla, él es el fundador de una de las agencias de publicidad más antiguas y de mayor éxito en Arizona. Con el perdón de Mullen he añadido en negritas mis propios comentarios. 

1. Hay que prestar mayor atención a la petición del donante, pues las personas no quiere dar a un fondo general; sea usted específico. Ellos quieren saber: ¿Por qué debería dar mi apoyo a esta organización, por qué a este programa, por qué ahora y por qué yo?

2. Incluya siempre la historia de un beneficiario agradecido. Que sea convincente y dramático. No más de una historia, o de lo contario el lector se sumergirá en las historias y nunca se mantendrá en torno a la solicitud de la donación. 

3. La carta debe leerse como si se tratara de una persona a otra – en una amigable conversación. Que se lea como si te hubieras sentado en ese momento a escribirle una carta personal a un amigo. 

4. Perderá a su audiencia en la primera o segunda línea, así que procure llegar al punto lo más rápido posible. Tienes que agarrar al lector por las solapas en las primeras líneas y nunca dejarlo ir, de lo contrario, jamás entenderá el mensaje.

5. Una carta suave o blanda no será leída, asegúrese de hacer hincapié en el punto o tema importante con una marca: ponerlo en negritas, subrayarlo y/o usar cursiva. Los párrafos no deben exceder las cinco o seis líneas y no tener más de tres frases de seis u ocho palabras.  

6. Utilice los colores con moderación, en todo caso. La carta debe verse como una carta no como un folleto.  Yo opino que nada de colores, tiene que parecer una carta. 

7. Revise con todo cuidado la carta debe ser correcta en el uso y estilo de  gramática, puntuación y mayúsculas. Ciertamente sin errores ortográficos, tipográficos o escandalosos errores gramaticales. La carta es mejor si se escribe como se habla, esto puede significar el uso de términos coloquiales para aclarar un punto. También doy permiso para usar contracciones y signos de exclamación para enfatizar. 

8. Evite la tentación de buscar la aprobación del comité de su carta. Si un grupo de personas la leen, se homogeneizara y será menos efectiva. ¡Punto final! Hacer que el comité lo lea y opine, es comparable a echar a las calles a un grupo a dispararle a los heridos. 

9. Las personas leen cartas largas, solo en caso de que estén bien escritas en lo personal o en su beneficio. La gente no leerá una carta de una sola página si no está bien escrita y no es convincente. No se preocupe si llegan a ser más de dos o tres páginas, la carta debe ser tan larga como sea necesario. 

10. No se olvide de pedir el encargo. La carta debe guiar al lector a la chequera.